Inwestowanie w nieruchomości bywa uzależniające. Satysfakcja z wysokiej stopy
zwrotu inwestycji może być pomnożona dzięki zakupowi kolejnego mieszkania na
wynajem. Co w sytuacji, kiedy lokali przybywa a czasu coraz mniej? Poniżej
przedstawiam garść porad dla zapracowanych inwestorów.
Jeżeli jesteś inwestorem i posiadasz jedną lub kilka nieruchomości na wynajem z
pewnością znasz to uczucie, kiedy musisz być w kilku miejscach jednocześnie. Sytuacja
dodatkowo komplikuje się, jeśli Twoje nieruchomości to apartamenty wakacyjne w
nadmorskim kurorcie a Ty na co dzień pracujesz paręset kilometrów dalej. Co w takiej
sytuacji? Przede wszystkim skontaktuj się z ekipą Partner Expert i sprawdź ich ofertę
operatora mieszkań na wynajem: https://partnerexpert.pl/uslugi/operator/. Są na miejscu
i kompleksowo zadbają o Twoją nieruchomość. Jest jeszcze kilka innych kroków, które
możesz wykonać, aby zwiększyć efektywność zarządzania swoimi lokalami.
Krok 1 – powtarzalność
Zarządzanie nieruchomościami jest procesem – czynnością ciągłą w której pewne
czynności powtarzają się z różną częstotliwością. Pierwszym krokiem, dzięki któremu
oszczędzisz wiele czasu jest identyfikacja tych elementów obsługi, które powtarzają się
najczęściej oraz ich automatyzacja. Ma to kluczowe znaczenie w przypadku najmu
krótkoterminowego gdzie zmienność najemców jest bardzo duża.
Czynności powtarzalne i jednorazowe
Punktem wyjścia będzie stworzenie listy czynności wykonywanych w ramach opieki nad
mieszkaniami – idąc chronologicznie od wystawienia oferty, przez znalezienia najemcy i
rozliczenie usługi po zakończenie umowy i rozliczenie kaucji. Im więcej czynności zostanie
zakwalifikowanych jako powtarzalne tym większa jest szansa na zautomatyzowanie obsługi i
zwiększenie naszej wydajności. Nawet dla pozornie pojedynczych czynności takich jak
znalezienie najemcy, wykonywanych tylko jeden raz w danym cyklu najmu możliwe jest
wdrożenie usprawnień np. przygotowanie szablonów lub formatek oferty najmu dla
poszczególnych rodzajów nieruchomości (mieszkania, pokoje, lokale usługowe) lub
transakcji (sprzedaż, najem).
Krok 2 – blokowanie zadań
Po zidentyfikowaniu czynności powtarzalnych oraz ich zautomatyzowaniu kolejnym
krokiem jest ich blokowanie. Już ponad 100 lat temu Henry Ford zauważył, że wykonywanie
w sposób ciągły jednej czynności przez pracownika jest efektywniejsze niż powierzanie mu
całego procesu. Podobnie jest z obsługą najmu – efektywniej jest pogrupować czynności na
takie same niż zajmować się nieruchomościami po kolei. Jak zastosować tę zasadę
w praktyce? W miarę możliwości ustalmy stałe ramy czasowe dla poszczególnych rodzajów
czynności – dni tygodnia lub pory dnia. Dany rodzaj czynności np. wystawienie oferty najmu
powinny być wykonywane w określonym wcześniej „slocie” czasowym podczas którego
dodajemy oferty najmu dla wszystkich naszych lokali. Jeśli wiemy, że kila z naszych
nieruchomości wymaga obsługi technicznej nie zlecajmy jej ad – hoc tylko wezwijmy serwis
techniczny na jeden dzień w tygodniu, który za jednym razem usunie wszystkie usterki. Ma to
kluczowe znaczenie zwłaszcza w najmie wakacyjnym i krótkoterminowym – wprowadzenie
ścisłych godzin doby hotelowej będzie bardzo dobrym posunięciem. Mając świadomość, że
wszyscy goście danego dnia wyprowadzają się o tej samej godzinie z łatwością zaplanujemy
sprzątanie pokoi oraz wywózkę pościeli i ręczników do pralni w odpowiedniej kolejności i
zautomatyzujemy proces.
Krok 3 – procedury
Procedury, regulaminy budzą negatywne skojarzenia – urzędy, przewlekłe
postępowanie etc. W praktyce stanowią istotne wsparcia i pomagają w uporządkowaniu
codziennym zarządzeniem portfelem nieruchomości. Prostą procedurę (listę kolejnych
czynności) warto przygotować dla wszystkich czynności, które są powtarzalne. Tam gdzie się
da należy dążyć do korzystania z szablonowych dokumentów – umowy, protokoły zdawczo –
odbiorcze czy oferty. Te same zasady dotyczą również komunikacji z naszymi najemcami.
Coś jest zepsute i wymaga naprawy? W przypadku zwykłej usterki wystarczy przesłanie
krótkiego maila ze zdjęciem na wskazany adres, nie jest konieczne odrywanie Cię telefonem
od innych istotniejszych w danym momencie zajęć. Do usterek technicznych wrócisz, kiedy
przyjdzie na to kolej.
Zarządca nieruchomości, trener biznesu i wykładowca akademicki, Autor podręcznika „Zarządzanie najmem lokali w praktyce”, ekspert Systemu Informacji Prawnej Legalis.pl.
Polski 
English